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Le contrat de bail : que doit-il contenir et qui doit le signer ?

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Le contrat de bail

À partir du moment où une personne (le propriétaire, dit aussi le « bailleur ») permet l’occupation d’un immeuble ou d’une partie d’immeuble à une autre personne (le locataire, dit aussi le « preneur »), en échange de quoi il reçoit une somme d’argent tous les mois, la loi considère qu’un contrat de bail (ou contrat de location) lie ces deux personnes.

Il est obligatoire de conclure le contrat de bail par écrit, et ce, depuis le 15 juin 2007. Si, avant cette date, il n’a pas été établi par écrit, on parlera de contrat de bail oral. Attention : les différentes clauses prévues dans un contrat de bail, même contresignées par le locataire, ne seront valables que si elles ne sont pas contraires à ce qui a été prévu dans la loi sur les baux à loyers.

Il t’est loisible de vérifier cela soit en consultant la page adéquate sur ce site ou en te référant à la loi. Nous te proposons un exemple de contrat de bail dans ce dossier (version RTF et version PDF). Celui-ci a été réfléchi de façon à ce que la loi soit respectée et qu’aucune partie (tant locataire que bailleur) ne se retrouve lésée par ce bail.

Tu peux également retrouver des modèles de contrat de bail, de résiliation, de réalisation de travaux, etc… gratuits, sur mesure et avec accompagnement sur le site « Le bon bail ».

Qui peut conclure un contrat de bail ?

Toute personne majeure et tout mineur émancipé peut conclure un contrat de bail.

Le contrat de bail écrit est obligatoire

Une modification de la législation datant du 15 juin 2007 stipule que désormais tous les baux devront être obligatoirement conclus par écrit, et plus de manière orale.
Dans le cas de baux conclus de manière orale avant le 15 juin 2007, ils restent évidemment valables, mais chacune des parties a le droit d’exiger la mise par écrit du contrat.

Les annexes

Chaque contrat de bail doit obligatoirement être accompagnée d’une annexe disponible ici, en regard de l’arrêté royal du 4 mai 2007. De plus il faut désormais joindre au contrat de bail une copie de l’arrêté royal du 8 juillet 1997 déterminant les conditions minimales à remplir pour qu’un bien immeuble donné en location à titre de résidence principale soit conforme aux exigences élémentaires de sécurité, de salubrité et d’habitabilité.

L’enregistrement

Enregistrer son bail : qu’est-ce que c’est et comment cela se passe-t-il concrètement ?

L’enregistrement d’un bail écrit consiste à transmettre physiquement un exemplaire du contrat de bail à l’Administration de l’Enregistrement (qui dépend du Service public fédéral Finances). L’Administration va inscrire dans un registre les principales données contenues dans le bail.

Pour pouvoir être enregistré, un bail doit comporter obligatoirement, outre la signature des deux parties : le nom et l’adresse du bailleur (propriétaire), le nom du preneur (le locataire), la date où la location prend cours, le montant du loyer et une description du bien loué.

Il existe différents bureaux de l’Enregistrement compétents, dépendant de l’adresse du bien loué. Les coordonnées de ceux-ci peuvent être demandées en téléphonant au 02 572 57 57 (SPF Finances, accessible les jours ouvrables de 8h à 17h) ou trouvées sur cette page web en entrant le code postal et éventuellement la rue ou se situe l’immeuble loué.

Cela peut se faire de plusieurs manières :

  • envoyer un e-mail (tu dois alors scanner le bail signé par les deux parties et l’envoyer sous fichier PDF en pièce jointe de l’e-mail) ;
  • envoyer un fax du bail signé par les deux parties ;
  • envoyer par la poste un exemplaire du bail signé par les deux parties ;
  • se rendre directement sur place, en possession d’un exemplaire du bail signé par les deux parties.

Une fois le bail enregistré, le bureau de l’Enregistrement compétent en remet une copie au bailleur (sur place ou par courrier à son adresse spécifiée dans le bail si la procédure a été faite par courrier, e-mail ou fax).

L’enregistrement est gratuit et obligatoire, sous réserve de sanctions

L’enregistrement du bail portant sur un immeuble ou une partie d’immeuble affecté exclusivement au logement est absolument obligatoire et, depuis début 2007, doit être effectué par le bailleur (le propriétaire). Cette obligation d’enregistrement porte également si le logement mis en location n’est pas affecté à la résidence principale du preneur (comme, par exemple, dans le cas d’un kot étudiant).

L’enregistrement doit absolument se faire dans les 2 mois qui suivent la signature du bail.

Pour les baux qui datent d’avant le 31 décembre 2006 et qui n’ont pas été enregistrés malgré l’obligation qui existait déjà auparavant, un délai de mise en ordre a été accordé jusqu’au 30 juin 2007. Tout ancien bail enregistré après ce délai fera l’objet d’une amende de 25 €.

L’enregistrement du bail est gratuit depuis le 1er janvier 2007.

En cas de non-enregistrement du bail d’un logement, outre une amende de 25 €, des sanctions fiscales sont prévues pour le propriétaire. Par ailleurs, si le bail n’est pas enregistré, le preneur (le locataire) peut mettre fin au bail sans préavis, pour autant qu’il s’agisse d’un bail de neuf ans ou plus, ou d’un bail à vie. Les baux de courte durée (inférieure ou égale à 3 ans) ne sont donc pas concernés par cette dernière disposition.

Si le locataire constate que le propriétaire n’a pas enregistré le bail, malgré l’obligation légale, il peut le faire lui-même. De prime abord, il semble que le locataire puisse alors demander au propriétaire le remboursement de l’amende.

L’enregistrement : une protection pour le locataire comme le propriétaire

Une fois enregistré, le bail a une date certaine, et il est opposable à tous. La date certaine signifie que personne ne pourra contester l’existence du contrat de bail, ni son contenu. Le bail est opposable à tous : cela signifie que les autres personnes intéressées devront respecter le contrat de bail. Cela peut jouer notamment pour le nouvel acquéreur d’un immeuble qui ne pourra pas se défaire des locataires existants aux mêmes conditions que si le bail n’avait pas été enregistré.

Éditeur de la fiche : CIDJ

Mise à jour le 1 août 2017

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5 questions pour “ Le contrat de bail : que doit-il contenir et qui doit le signer ?

  1. zaza
    le 18 septembre 2017 à 21:42

    bonjour,

    j’aimerais posé une question pour une dame agee qui a 78 ans et veuve depuis 7 mois,

    elle loue depuis 23 ans une maison dans la province de namur, loyer du depart 21500 fb en 1994, maintenant c’est l’euro donc d’elle même elle a augmenter son loyer à 600 euro sans tenir compte de l’indexation (dejà je trouve que c’est pas legal, le proprietaire devait lui dire) et comme elle a des difficultés financieres, le propriétaire qui est banquier, et sa locataire cliente, lui a dit quelle pouvait verser 575 euro, au lieu de 600 euro, c’ est se quelle a fait depuis 6 mois(aucune preuve ecrite, juste extrait compte).

    en 1994, pas fait etat des lieux et il ne fallait pas enregistrement de bail, juste bail ecrit machine par un notaire, la maison commence à être vetuste, il pleut dans le grenier, probleme au chassis et les eaux remonte par le wc, parce que il paraitrait qu’il y a une source sous terre, elle en parle verbalement au proprietaire des problèmes, elle lui a dit je ne fait aucun frais, j’attends que tu « crêves » pour pouvoir demolir la maison et reconstruire des logements… dans quel monde on vit!!!!! (elle a vraiment peur de lui)

    comme le proprietaire à une agence bancaire, il a indiqué par ecrit au feutre entre parenthèse que le locataire devait prendre ses assurances chez lui, pour pouvoir louer,  j’aimerairais savoir si c’est legal, parce que la locataire voudrais changer d’assurance, elle a trouvé un tarif moins cher. (assurance voiture et incendie), je pense juste que si le propriétaire est faché qu’il lui augmente « juste » le loyer avec l’indexation (peut il indexer depuis annee 1994?)

    je m’excuse il y a bcp d’information, mais j’ai besoin d’une reponse d’un professionnel….isabelle wiame

  2. nanou
    le 9 septembre 2017 à 12:49

    Bonjour,mon prorietaire m a pris le bail pour faire des photos copies mais ne me l a tjrs pas rendu cela fait 4 mois entretemps l immeuble a pris feu au 3 eme et moi j occupe le 1 er l appartement n est plus habitable puis je recuperer ma garantie

  3. Céline
    le 8 septembre 2017 à 12:15

    Bonjour,

    La maman de ma petite fille a conclu un bail de location d’une chambre dans un kot privé à Louvain la Neuve.

    Seul l’exemplaire « bailleur  » a été signé par les 2 parties sans la mention « Lu et approuvé » indispensable; l’exemplaire « preneur » ne comporte que la signature de l’agence, sans rien d’autre.  Quelle est la valeur de ce bail ? La loi prévoit que chaque exemplaire d’un bail doit être en tout similaire.
    Le kot n’étant libre que le 13 septembre, jour de la remise des clés à ma petite-fille, l’agence propose une somme de 80 € pour la remise en peinture, ce qui représente 4 l de peinture, main d’oeuvre comprise… quid ?
    De plus, l’Etat des lieux d’entrée ne se fera que 15 jours après l’entrée, mais basé sur le kot remis en état par nos soins…quid à la sortie ? Devrons-nous encore remettre en peinture à nos frais ?
    Ce bail prévoit que la mezzanine ne peut être utilisée que comme débarras et pas pour y mettre un lit. Où doit-on dormir?
    En fin de bail, l’Etat des lieux de sortie est prévu 15 jours avant la fin du bail ainsi que la remise des clés ? Doit-on dormir dans le couloir durant ces 15 derniers jours ?
    Si le preneur désire garder son kot pour l’année suivante, il doit conclure un nouveau bail avant la fin des vacances de Pâques, soit 5 mois avant la rentrée suivante ???
    Le locataire ne peut pas se domicilier dans le kot > doit payer une taxe de 160 €/an à la commune et 60 € pour la province ?
    L’électricité n’est pas comprise > les consommations doivent être réparties entre chaque locataire, car il n’y a qu’un compteur.
    Toutes les prises de courant n’ont pas de terre > interdit de brancher une prise ayant une terre …

    Il me semble que ce contrat risque bien de ressembler à l’achat d’un chat dans un sac et comporte de graves lacunes ainsi que nombreux risques pour le preneur. Qu’en pensez-vous ? Merci pour votre réponse.

  4. flo
    le 1 septembre 2017 à 12:08

    Bonjour,

    Est ce qu’un propriétaire à le droit de refuser que nous adoptions un chat?

    Je vois que dans l’exemple de bail dans l’article, rien n ‘est mentionné pour les animaux.

    Dans notre bail ceci est écrit « Les animaux sont interdit » .

    Mais tel quel,… sans justificatif ( nuisance par exemple) . L’agence nous a dit que les petits animaux non nuisibles c’était ok.

    Pour être honnête avons demander la permission et la proprio de notre désir, qui est cher et qui nous tient énormément à cœur.

    Elle a refusé. A t elle le droit?

    Le duplex fait plus de 100 m2 , il y a du carrelage au sol et aucune surface de bois.

    Merci.

    Bien à vous.

    Florence

    • le 6 septembre 2017 à 11:03

      Bonjour Flo,

      Le problème dans ton cas est que cela est noté dans le contrat de bail que tu as signé. Si rien dans le contrat n’est spécifié par rapport au type et/ou à la taille des animaux, alors tu es contrainte de respecter tes obligations contractuelles, et ce peu importe la taille du logement. Si jamais la propriétaire devait changer d’avis, il faudrait alors mettre cette décision par écrit signé par toutes les parties pour s’éviter des problèmes par la suite.

      Bien à toi,