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Le contrat de bail : que doit-il contenir et qui doit le signer ?

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Le contrat de bail

À partir du moment où une personne (le propriétaire, dit aussi le « bailleur ») permet l’occupation d’un immeuble ou d’une partie d’immeuble à une autre personne (le locataire, dit aussi le « preneur »), en échange de quoi il reçoit une somme d’argent tous les mois, la loi considère qu’un contrat de bail (ou contrat de location) lie ces deux personnes.

Il est obligatoire de conclure le contrat de bail par écrit, et ce, depuis le 15 juin 2007. Si, avant cette date, il n’a pas été établi par écrit, on parlera de contrat de bail oral. Attention : les différentes clauses prévues dans un contrat de bail, même contresignées par le locataire, ne seront valables que si elles ne sont pas contraires à ce qui a été prévu dans la loi sur les baux à loyers.

Il t’est loisible de vérifier cela soit en consultant la page adéquate sur ce site ou en te référant à la loi. Nous te proposons un exemple de contrat de bail dans ce dossier (version RTF et version PDF). Celui-ci a été réfléchi de façon à ce que la loi soit respectée et qu’aucune partie (tant locataire que bailleur) ne se retrouve lésée par ce bail.

Tu peux également retrouver des modèles de contrat de bail, de résiliation, de réalisation de travaux, etc… gratuits, sur mesure et avec accompagnement sur le site « Le bon bail ».

Qui peut conclure un contrat de bail ?

Toute personne majeure et tout mineur émancipé peut conclure un contrat de bail.

Le contrat de bail écrit est obligatoire

Une modification de la législation datant du 15 juin 2007 stipule que désormais tous les baux devront être obligatoirement conclus par écrit, et plus de manière orale.
Dans le cas de baux conclus de manière orale avant le 15 juin 2007, ils restent évidemment valables, mais chacune des parties a le droit d’exiger la mise par écrit du contrat.

Les annexes

Chaque contrat de bail doit obligatoirement être accompagnée d’une annexe disponible ici, en regard de l’arrêté royal du 4 mai 2007. De plus il faut désormais joindre au contrat de bail une copie de l’arrêté royal du 8 juillet 1997 déterminant les conditions minimales à remplir pour qu’un bien immeuble donné en location à titre de résidence principale soit conforme aux exigences élémentaires de sécurité, de salubrité et d’habitabilité.

L’enregistrement

Enregistrer son bail : qu’est-ce que c’est et comment cela se passe-t-il concrètement ?

L’enregistrement d’un bail écrit consiste à transmettre physiquement un exemplaire du contrat de bail à l’Administration de l’Enregistrement (qui dépend du Service public fédéral Finances). L’Administration va inscrire dans un registre les principales données contenues dans le bail.

Pour pouvoir être enregistré, un bail doit comporter obligatoirement, outre la signature des deux parties : le nom et l’adresse du bailleur (propriétaire), le nom du preneur (le locataire), la date où la location prend cours, le montant du loyer et une description du bien loué.

Il existe différents bureaux de l’Enregistrement compétents, dépendant de l’adresse du bien loué. Les coordonnées de ceux-ci peuvent être demandées en téléphonant au 02 572 57 57 (SPF Finances, accessible les jours ouvrables de 8h à 17h) ou trouvées sur cette page web en entrant le code postal et éventuellement la rue ou se situe l’immeuble loué.

Cela peut se faire de plusieurs manières :

  • envoyer un e-mail (tu dois alors scanner le bail signé par les deux parties et l’envoyer sous fichier PDF en pièce jointe de l’e-mail) ;
  • envoyer un fax du bail signé par les deux parties ;
  • envoyer par la poste un exemplaire du bail signé par les deux parties ;
  • se rendre directement sur place, en possession d’un exemplaire du bail signé par les deux parties.

Une fois le bail enregistré, le bureau de l’Enregistrement compétent en remet une copie au bailleur (sur place ou par courrier à son adresse spécifiée dans le bail si la procédure a été faite par courrier, e-mail ou fax).

L’enregistrement est gratuit et obligatoire, sous réserve de sanctions

L’enregistrement du bail portant sur un immeuble ou une partie d’immeuble affecté exclusivement au logement est absolument obligatoire et, depuis début 2007, doit être effectué par le bailleur (le propriétaire). Cette obligation d’enregistrement porte également si le logement mis en location n’est pas affecté à la résidence principale du preneur (comme, par exemple, dans le cas d’un kot étudiant).

L’enregistrement doit absolument se faire dans les 2 mois qui suivent la signature du bail.

Pour les baux qui datent d’avant le 31 décembre 2006 et qui n’ont pas été enregistrés malgré l’obligation qui existait déjà auparavant, un délai de mise en ordre a été accordé jusqu’au 30 juin 2007. Tout ancien bail enregistré après ce délai fera l’objet d’une amende de 25 €.

L’enregistrement du bail est gratuit depuis le 1er janvier 2007.

En cas de non-enregistrement du bail d’un logement, outre une amende de 25 €, des sanctions fiscales sont prévues pour le propriétaire. Par ailleurs, si le bail n’est pas enregistré, le preneur (le locataire) peut mettre fin au bail sans préavis, pour autant qu’il s’agisse d’un bail de neuf ans ou plus, ou d’un bail à vie. Les baux de courte durée (inférieure ou égale à 3 ans) ne sont donc pas concernés par cette dernière disposition.

Si le locataire constate que le propriétaire n’a pas enregistré le bail, malgré l’obligation légale, il peut le faire lui-même. De prime abord, il semble que le locataire puisse alors demander au propriétaire le remboursement de l’amende.

L’enregistrement : une protection pour le locataire comme le propriétaire

Une fois enregistré, le bail a une date certaine, et il est opposable à tous. La date certaine signifie que personne ne pourra contester l’existence du contrat de bail, ni son contenu. Le bail est opposable à tous : cela signifie que les autres personnes intéressées devront respecter le contrat de bail. Cela peut jouer notamment pour le nouvel acquéreur d’un immeuble qui ne pourra pas se défaire des locataires existants aux mêmes conditions que si le bail n’avait pas été enregistré.

Éditeur de la fiche : CIDJ

Mise à jour le 29 juin 2016

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17 questions pour “ Le contrat de bail : que doit-il contenir et qui doit le signer ?

  1. maury
    le 21 juillet 2017 à 17:48

    Bonjour,

    je  vient de France, je me suis installé en Belgique depuis le 1 juillet, je devait signée un bail 1 ans, mais ma propriétaire  a décidée avant signature  du bail de réduire  l’occupation du logement , à 3 mois car elle accepte pas les couple.

    même si actuellement je vie pas avec mon mon copain.

    aujourd’hui je n’est toujours pas signée le  bail et pas inscrit a la commune, malgré cela je lui verse loyer.

    puis-je m’inscrire a la commune avec les reçu du payement de loyer?

    a -t-elle le droit de réduire mon bail, alors quand avec convenue un bail de 1 ans et non 3 mois juste pour des critère personnel ?

     

  2. Juhc
    le 19 juillet 2017 à 16:45

    Tout d’abord,Merci beaucoup pour la réponse rapide et claire à ma précédente question.

    Dans quel ordre faut il s’y prendre pour bien faire lors de la location d’un bien immobilier (appart avec jardinet), (propriétaire):
    État des lieux.
    Signature du bail
    caution et preuve du versement
    assurance incendie ou responsabilité civile du bien
    donation des clefs
    relevés des compteurs eau et électricité

    Le locataire précédent refuse de me rendre les clefs vu qu’il a payé 2 mois de loyer pour rupture du bail avant la fin de la premier année et, en théorie,il me doit les 3 mois ,mais ,j’ai moi même trouvé un nouveau qui le prendra au 1 août donc ça devrait arranger tout le monde ,sauf que l’appart est vide (sauf3 bricoles) et que le suivant voudrait pouvoir faire qqs minis travaux avant d’y entrer. … Que puis je faire ou comment présenter les choses à chacun?
    Merci d’éclairer ma lanterne

    La future locataire est pensionnée ,ais-je le droit de lui demander une preuve de ce revenu,si oui laquelle(intitulé?)?

    Merci,merci

    • le 20 juillet 2017 à 12:10

      Bonjour Juhc,

      Après les visites, si un candidat locataire est intéressé, il conviendra tout d’abord de lui faire signer le bail. En général, sur le contrat est spécifié le fait de verser une garantie et de prendre une assurance. Le preneur s’exécutera après la signature du bail bien entendu.
      Ensuite, vous pourrez alors organiser l’état des lieux et faire dans le même temps le relevé des compteurs. L’état des lieux doit être réalisé au cours de la période où les locaux sont inoccupés, ou bien au cours du premier mois d’occupation
      Enfin, vous pouvez remettre les clés, l’important est que le preneur les ait au minimum pour le jour de commencement de son contrat (cela peut se faire un peu avant bien entendu).

      En ce qui concerne les clés, le précédent locataire est en droit de les garder jusqu’à la fin de son préavis. Si tu souhaites les récupérer plus tôt (un mois par exemple avant la fin du préavis), il faudrait mettre cela par écrit signé, mais tu ne peux donc pas exiger qu’il paye le dernier mois de préavis (puisqu’il n’aura plus les clés, et qu’on en parle pas d’indemnités, mais bien de préavis).

      Pour les preuves de revenus, ce n’est pas interdit, mais il n’y a pas non plus de voie officielle pour le faire. Il suffira de lui demander d’amener ces preuves lors de votre prochaine entrevue afin que tu puisses les consulter tout simplement.

      Bien à toi,

  3. Juhc
    le 17 juillet 2017 à 22:51

    Mes locataires ont signé un bail d’un an,cela fait actuellement 2ans et demi qu’ils disposent de l’appartement.Dois je leur faire résigner un nouveau bail?S’ils quittent après 3ans,y aura t il indemnités de rupture ? Quels seront alors mes droits de propriétaire ?

    • le 18 juillet 2017 à 15:35

      Bonjour Juhc,

      Si aucun congé n’a été notifié trois mois avant l’échéance du contrat, le bail initial continue aux mêmes conditions mais il sera considéré comme ayant été conclu pour une période de 9 ans (réputé ayant commencé à l’installation du locataire).
      Dans le cadre du contrat de bail de 9 ans, quel que soit le moment où le locataire met fin à son bail, il ne doit jamais le motiver.
      Après 3 années d’occupation?: le locataire peut à tout moment mettre fin à son bail en remettant un préavis de 3 mois, à partir du 3ème anniversaire du bail.
      Avant 3 années d’occupation?: le locataire pourra mettre fin à son bail à n’importe quel moment en remettant un préavis de trois mois qui prend cours le 1er du mois qui suit l’envoi. Mais il devra verser au propriétaire une indemnité de 3 mois de loyer s’il le fait durant la 1ère année d’occupation, de 2 mois de loyer la 2ème année et de 1 mois de loyer la 3ème année.

      Bien à toi,

  4. Lola
    le 16 juillet 2017 à 17:27

    Bonjour,

    Ma propriétaire me réclame une facture annuelle d’eau alors que dans mon bail il n’est fait aucune mention que cela soit au niveau des charges ou d’une éventuelle provision. Il n’est indiqué que le montant du loyer et que celui-ci peut être indexé. C’est tout. Cependant, il y a trois ans j’ai accepté de payer une provision de 10€/mois d’eau, afin d’éviter des conflits avec la propriétaire, et aujourd’hui en plus des 120€/an elle me réclamme suivant un décompte annuel, 100€ supplémentaire. Est-elle dans son droit? Comment-puis répondre à cela?

     

    En vous remerciant d’avance.

    Lola

    • le 18 juillet 2017 à 15:40

      Bonjour Lola,

      La propriétaire est en droit de récupérer le montant des charges que la provision ne couvre pas, si cela est constaté après le décompte. Tu es bien entendu en droit de demander le décompte annuel afin de vérifier si la propriétaire respecte bien la consommation que tu as faite. Le montant des charges absent du contrat de bail ne le rend pas pour autant nul.

      Bien à toi,

  5. Hoss
    le 16 juillet 2017 à 12:52

    Bonjour,

    Quand est-il de la falsification d’un bail enregistré ? Et falsification d’un bail non-enregistré mais utilisé devant le juge ?

     

    Bien à vous.

    • le 18 juillet 2017 à 15:30

      Bonjour Hoss,

      Qu’entends-tu par un bail falsifié, non-enregistré ? Si une procédure en justice de paix est en cours, c’est bien le juge qu’il faut avertir de cette falsification.
      S’il s’agit d’autre chose, n’hésite pas à préciser ta question.

      Bien à toi,

  6. Marjo
    le 5 juillet 2017 à 14:21

    Bonjour, ma fille a fini ses études mais n’a pas encore d’emploi. Elle va s’installer avec son copain, ils ont été visiter un petit appartement mais le propriétaire ne veut pas qu’il s’y domicilient, il faut que le logement soit considéré comme usage de résidence secondaire.

    Son copain travaille, mais n’a pas d’argent de côté pour la garantie locative. Mes questions sont :

    peut-elle rester domiciliée chez nous?
    est-ce légal de louer un bien comme résidence sec.alors qu’ils y seront comme principale?
    la garantie locative peut-elle être prêtée par la banque (bnp paribas fortis)?
    peut-on ouvrir un compteur d’électricité au nom du locataire si on n’y est pas domicilié?
    et l’assurance habitation?

    Un grand merci

    • le 18 juillet 2017 à 15:25

      Bonjour Marjo,

      Si l’apaprtement qu’elle compte louer va constituer sa résidence principale, alors normalement, elle doit s’y domicilier, et il faudra un contrat de bail de résidence principale. En effet, chaque personne est tenue de se domicilier à l’endroit où elle vit, et si la commune s’aperçoit que ta fille ne vit plus sur son territoire ou que la nouvelle commune de résidence s’aperçoit que désormais elle vit sur son territoire, alors l’administration peut régulariser elle-même sa situation. Son ancienne commune peut procéder à sa radiation d’office, tandis que la nouvelle procède à son inscription d’office.
      En ce qui concerne la garantie locative, il faut voir auprès de la banque elle-même, car nous ne connaissons pas les dispositions de chaque banque en la matière. Par contre, si elle respecte les conditions, elle peut toujours demander un prêt pour garantie locative auprès du Fonds du Logement de la Région de Bruxelles-Capitale (si elle vit bien sur ce territoire).
      En ce qui concerne l’ouverture du compteur ou l’assurance habitation, cela ne devrait pas poser de problèmes.

      Bien à toi,

  7. Cricri
    le 4 juillet 2017 à 14:47

    Bonjour , merci de votre réponse . Est ce qu il peux néanmoins signer le contrat de bail avec moi et rester domicilié chez ses parents ?

    • le 18 juillet 2017 à 15:15

      Bonjour Cricri,

      Il peut en effet signer le contrat avec toi et rester domicilié chez ses parents s’il se porte garant par exemple. Par contre, s’il réside dans le logement avec toi et si la commune s’en aperçoit, l’administration communale peut régulariser elle-même sa situation. Son ancienne commune peut procéder à sa radiation d’office, tandis que la nouvelle procède à son inscription d’office.

      Bien à toi,

  8. Cricri
    le 4 juillet 2017 à 05:50

    Bonjour, je suis actuellement au chômage et le propriétaire de la maison que je loue actuellement à décidé de vendre. Je dois donc trouver un nouveau logement.. Sans fiche de salaire mon compagnon qui ne vit pas sous le même toit que moi souhaite m’aider. Est il possible de présenter ces fiches de paie sans pour autant que le bail soit à son nom ?

    • le 4 juillet 2017 à 14:21

      Bonjour Cricri,

      La première chose à savoir est que ce n’est pas parce que le propriétaire vend que tu dois absolument partir à moins qu’il t’ait envoyé un préavis et auquel cas, il serait bon de vérifier s’il pouvait le faire.
      Ensuite, en ce qui concerne les fiches de paie, le propriétaire ne les prendra en compte que si ton compagnon signe le contrat de bail ou se porte garant. Si tu es seule signataire et que ton compagnon ne se porte pas garant, alors ses fiches de paie ne constituent pas un argument pour le propriétaire.

      Bien à toi,

  9. Bbvanes
    le 1 juillet 2017 à 08:53

    Bonjour, les locataires ont signé un bail qui commence aujourd’hui, et ils aimeraient les clés. Mais ils enmenagent seulement au mois d août. Dois je leur donner les clé du bien?

    Merciii

    • le 3 juillet 2017 à 14:27

      Bonjour Bbvanes,

      Si le contrat entre en vigueur le 1er juin, et que les locataires payent le loyer à partir de cette date, ils ont le droit d’avoir les clés et de jouir de leur bien, même s’ils emménagent seulement au mois d’août.

      Bien à toi,