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Le contrat de bail : que doit-il contenir et qui doit le signer ?

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Le contrat de bail

À partir du moment où une personne (le propriétaire, dit aussi le « bailleur ») permet l’occupation d’un immeuble ou d’une partie d’immeuble à une autre personne (le locataire, dit aussi le « preneur »), en échange de quoi il reçoit une somme d’argent tous les mois, la loi considère qu’un contrat de bail (ou contrat de location) lie ces deux personnes.

Il est obligatoire de conclure le contrat de bail par écrit, et ce, depuis le 15 juin 2007. Si, avant cette date, il n’a pas été établi par écrit, on parlera de contrat de bail oral. Attention : les différentes clauses prévues dans un contrat de bail, même contresignées par le locataire, ne seront valables que si elles ne sont pas contraires à ce qui a été prévu dans la loi sur les baux à loyers.

Il t’est loisible de vérifier cela soit en consultant la page adéquate sur ce site ou en te référant à la loi. Nous te proposons un exemple de contrat de bail dans ce dossier (version RTF et version PDF). Celui-ci a été réfléchi de façon à ce que la loi soit respectée et qu’aucune partie (tant locataire que bailleur) ne se retrouve lésée par ce bail.

Tu peux également retrouver des modèles de contrat de bail, de résiliation, de réalisation de travaux, etc… gratuits, sur mesure et avec accompagnement sur le site « Le bon bail ».

Qui peut conclure un contrat de bail ?

Toute personne majeure et tout mineur émancipé peut conclure un contrat de bail.

Le contrat de bail écrit est obligatoire

Une modification de la législation datant du 15 juin 2007 stipule que désormais tous les baux devront être obligatoirement conclus par écrit, et plus de manière orale.
Dans le cas de baux conclus de manière orale avant le 15 juin 2007, ils restent évidemment valables, mais chacune des parties a le droit d’exiger la mise par écrit du contrat.

Les annexes

Chaque contrat de bail doit obligatoirement être accompagnée d’une annexe disponible ici, en regard de l’arrêté royal du 4 mai 2007. De plus il faut désormais joindre au contrat de bail une copie de l’arrêté royal du 8 juillet 1997 déterminant les conditions minimales à remplir pour qu’un bien immeuble donné en location à titre de résidence principale soit conforme aux exigences élémentaires de sécurité, de salubrité et d’habitabilité.

L’enregistrement

Enregistrer son bail : qu’est-ce que c’est et comment cela se passe-t-il concrètement ?

L’enregistrement d’un bail écrit consiste à transmettre physiquement un exemplaire du contrat de bail à l’Administration de l’Enregistrement (qui dépend du Service public fédéral Finances). L’Administration va inscrire dans un registre les principales données contenues dans le bail.

Pour pouvoir être enregistré, un bail doit comporter obligatoirement, outre la signature des deux parties : le nom et l’adresse du bailleur (propriétaire), le nom du preneur (le locataire), la date où la location prend cours, le montant du loyer et une description du bien loué.

Il existe différents bureaux de l’Enregistrement compétents, dépendant de l’adresse du bien loué. Les coordonnées de ceux-ci peuvent être demandées en téléphonant au 02 572 57 57 (SPF Finances, accessible les jours ouvrables de 8h à 17h) ou trouvées sur cette page web en entrant le code postal et éventuellement la rue ou se situe l’immeuble loué.

Cela peut se faire de plusieurs manières :

  • envoyer un e-mail (tu dois alors scanner le bail signé par les deux parties et l’envoyer sous fichier PDF en pièce jointe de l’e-mail) ;
  • envoyer un fax du bail signé par les deux parties ;
  • envoyer par la poste un exemplaire du bail signé par les deux parties ;
  • se rendre directement sur place, en possession d’un exemplaire du bail signé par les deux parties.

Une fois le bail enregistré, le bureau de l’Enregistrement compétent en remet une copie au bailleur (sur place ou par courrier à son adresse spécifiée dans le bail si la procédure a été faite par courrier, e-mail ou fax).

L’enregistrement est gratuit et obligatoire, sous réserve de sanctions

L’enregistrement du bail portant sur un immeuble ou une partie d’immeuble affecté exclusivement au logement est absolument obligatoire et, depuis début 2007, doit être effectué par le bailleur (le propriétaire). Cette obligation d’enregistrement porte également si le logement mis en location n’est pas affecté à la résidence principale du preneur (comme, par exemple, dans le cas d’un kot étudiant).

L’enregistrement doit absolument se faire dans les 2 mois qui suivent la signature du bail.

Pour les baux qui datent d’avant le 31 décembre 2006 et qui n’ont pas été enregistrés malgré l’obligation qui existait déjà auparavant, un délai de mise en ordre a été accordé jusqu’au 30 juin 2007. Tout ancien bail enregistré après ce délai fera l’objet d’une amende de 25 €.

L’enregistrement du bail est gratuit depuis le 1er janvier 2007.

En cas de non-enregistrement du bail d’un logement, outre une amende de 25 €, des sanctions fiscales sont prévues pour le propriétaire. Par ailleurs, si le bail n’est pas enregistré, le preneur (le locataire) peut mettre fin au bail sans préavis, pour autant qu’il s’agisse d’un bail de neuf ans ou plus, ou d’un bail à vie. Les baux de courte durée (inférieure ou égale à 3 ans) ne sont donc pas concernés par cette dernière disposition.

Si le locataire constate que le propriétaire n’a pas enregistré le bail, malgré l’obligation légale, il peut le faire lui-même. De prime abord, il semble que le locataire puisse alors demander au propriétaire le remboursement de l’amende.

L’enregistrement : une protection pour le locataire comme le propriétaire

Une fois enregistré, le bail a une date certaine, et il est opposable à tous. La date certaine signifie que personne ne pourra contester l’existence du contrat de bail, ni son contenu. Le bail est opposable à tous : cela signifie que les autres personnes intéressées devront respecter le contrat de bail. Cela peut jouer notamment pour le nouvel acquéreur d’un immeuble qui ne pourra pas se défaire des locataires existants aux mêmes conditions que si le bail n’avait pas été enregistré.

Éditeur de la fiche : CIDJ

Mise à jour le 25 septembre 2017

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16 questions pour “ Le contrat de bail : que doit-il contenir et qui doit le signer ?

  1. COCO
    le 23 novembre 2017 à 13:25

    Bonjour,

    Je suis propriétaire (seul) d’un immeuble avec bail commercial.

    Suite à des problèmes de santé, j’ai fait une procuration à mon épouse pour la gestion.

    Certains me disent que ce n’est pas valable, alors que d’autres disent le contraire.

    Qu’en est-il ?

    Merci d’avance

    • le 23 novembre 2017 à 16:31

      Bonjour Coco,

      Si cela est possible dans le cadre du bail de résidence principale, nous ne pouvons nous prononcer pour ce qui est des baux commerciaux. En effet, ils ne sont pas soumis à la même législation, et nous ne maîtrisons que les matières de bail de résidence principale (ou de droit commun pour ce qui est des étudiants par exemple).
      Le mieux serait d’appeler directement ton notaire afin d’avoir une information juste et pour être certain de ne pas te mettre en défaut par rapport à la loi.

      Bien à toi,

  2. Kin
    le 20 novembre 2017 à 06:32

    Bonjour,
    Je souhaite louer un appartement avec mon copain à partir du 30 novembre 2017. Nous avons déjà tout les deux signé les 4 exemplaires du bail (dont l’un d’eux est resté à l’agence). Nous avons fais un chèques pour les honoraires de l’agence et un autre chèque pour la caution et le 1er mois de loyer pour le propriétaire. Nous n’avons pas encore effectué l’état des lieux. Cependant nous ne souhaitons plus prendre cet appartement et la signature du propriétaire et des garants n’a pas encore été effectué sur les 4 exemplaires du contrat de location . Est-ce que le bail est tout de même valable ?

    • le 20 novembre 2017 à 15:05

      Bonjour Kin,

      Tu peux toujours tenter de rapidement contacter l’agence et /ou le propriétaire puisque ce dernier n’a pas encore signé. Cependant, ta signature témoigne d’un engagement, donc ce sera à voir directement avec l’agence.

      Bien à toi,

    • christine
      le 22 novembre 2017 à 18:59

      voilà ma question,j’ai ma sœur qui habite dans la maison que nous avons hérités à sept de nos parents, on veut lui faire un bail à vie pour que s’il nous arrive quelques choses nos enfants qui seront nos héritiers ne puissent la mettre dehors voici ma question doit on passer par un notaire pour faire ce bail à vie ou un enregistrement est suffisant et si oui combien cela coute t il? merci de me répondre rapidement car nous devons aller chez le notaire le 27 novembre et il nous demande 1700 euros pour le bail à vie est ce légale

      • le 23 novembre 2017 à 11:40

        Bonjour Christine,

        Un bail à vie doit obligatoirement être fait par écrit (sinon il sera réputé avoir été conclu pour une durée de 9 ans).
        Il est possible de le faire sous seing privé et donc l’enregistrer, mais alors, il ne sera opposable au tiers que pendant les 9 premières années.
        Il est donc toujours mieux de le réaliser par acte authentique.

        Bien à toi,

  3. Line
    le 15 novembre 2017 à 12:00

    Bonjour ma question on vient de s appercevoir que mon ancien proprietaire n avqit pas fait enregistre notre bail et quand je suis partie des lieux il nous a attaquer au tribunal malgres les multiples recommander que je lui ai envoyer avant pour les problemes dans la maison.que puis je faire car il me reclame une sommes accer importante et de plus le tribunal ne prend pas en compte mes argument et ceux de mon avocat? Merci a vous

    • le 20 novembre 2017 à 15:03

      Bonjour Line,

      Puisque tu es déjà dans une procédure au tribunal avec ton ancien propriétaire et que tu disposes déjà d’un avocat, le mieux est de voir directement avec lui, puisqu’il a tous les éléments du dossier.
      En tout cas, il ne va pas être possible d’utiliser le fait que le bail ne soit pas enregistré après qu’il ait été mis fin au contrat de bail comme argument.

      Bien à toi,

  4. Gigi
    le 9 novembre 2017 à 15:24

    Bonjour,

    « Une fois enregistré, le bail a une date certaine, et il est opposable à tous. La date certaine signifie que personne ne pourra contester l’existence du contrat de bail, ni son contenu. »

    Si le bail ou contrat n’est pas enregistré il n’est pas reconnu comme contrat?

    Il est pourtant signé par les 2 parties en connaissance de cause mais il ne sera pas valable juridiquement?

    Merci pour la reponse

     

    • le 10 novembre 2017 à 16:41

      Bonjour Gigi,

      Le bail n’est pas nul juridiquement en cas de non enregistrement, mais la date certaine rend le bail opposable aux tiers (à savoir toute personne qui n’est pas partie du contrat, mais qui pourraient interférer à un moment donné dans la relation locative). Par exemple, les créanciers en cas de saisie immobilière, le cessionnaire en cas de cession de loyer, les héritiers de l’une ou l’autre partie, le sous-locataire, les huissiers,…

      Bien à toi,

  5. Visa M
    le 9 novembre 2017 à 02:00

    On a fait le contrat de bail en 1988 et bien sûr elle est pas enregistré j’ai demandé au bureau de location de l’enregistrer mais il refuse alors je suis partis moi même au bureau d’enregistrement pour l’enregistrer eux aussi refuse psq c un vieux contrat (le bureau de location ne veulent pas refaire un autre contrat )que dois je faire svp.

    • le 13 novembre 2017 à 16:45

      Bonjour Visa M,

      Tu peux toujours tenter de faire l’enregistrement gratuitement par courrier électronique. Il te suffira de suivre les étapes suivantes :

      – Il faut tout d’abord réaliser un fichier pdf de ton bail signé au moyen d’un scanner.
      – Va sur le site du SPF Finances http://annuaire.fiscus.fgov.be/qw/index.html.
      – Clique à gauche sur « compétence ».
      – Sélectionne « administration du cadastre de l’enregistrement et des domaines ».
      – Déroule le menu et cliquez sur « Enregistrement des baux d’immeubles ».
      – Introduis le code postal de l’adresse du bien loué.
      – Introduis ensuite l’adresse ou un mot significatif de celle-ci.
      – La fenêtre te donne une sélection d’adresse et éventuellement une chaîne de numéro dans la rue en question.
      – Choisis la rue ou la section contenant le bon numéro dans la rue : le site vous donne alors l’adresse email de l’administration concernée.
      – Tu cliques sur l’adresse et tu attaches le fichier au format .pdf.
      – tu envoies le courriel
      – N’oublie pas de mentionner dans le courriel l’adresse à laquelle le document enregistré peut t’être renvoyé.

      Bien à toi,

  6. P
    le 6 novembre 2017 à 22:54

    Bonjour à tous,

    Dans le cadre un bail commercial, un associé peut-il être signataire du bail ? Je me retrouve dans la situation suivante ; j’ai remis ma société au père de mon associé (j’étais gérant de la société, lui associé) qui lui, a remis la société peu de temps après. Le gérant actuel quitte les lieux et il est donc question de récupérer la garantie locative.

    Au moment de la constitution de la garantie locative (constitué par le compte bancaire d’un tiers pour compte de la société) nous étions 4 signataires : le tiers en question faisant le virement de son compte au compte de la garantie locative, moi (gérant), mon associé (associé) et, évidemment, le propriétaire.

    Aujourd’hui, mon ancien associé me fait savoir, par le biais du propriétaire, que la garantie locative peut être remboursée sur le compte du tiers. Cependant, il estime qu’il faut obligatoirement sa signataire (Il désire que nous signons un contrat stipulant que je le suis redevable d’une certaine somme d’argent, provenant de ladite garantie, pour pouvoir signer par la suite afin que la transaction puisse avoir lieux).

    Pouvez-vous m’éclairer si j’ai vraiment besoin de sa signature et, dans l’affirmative, s’il a le droit de bloquer la transaction de la sorte.

    D’avance, un immense merci.

    P.

    • le 10 novembre 2017 à 16:37

      Bonjour P,

      Nous ne référençons que le bail de résidence principale ainsi que le bail de droit commun (pour tout ce qui logement étudiant par exemple). Dès lors, nous ne maîtrisons pas la législation en matière de bail commercial.
      Tu pourras trouver plus d’informations sur le bail commercial via la page suivante.

      Bien à toi,

  7. Bonbons
    le 1 novembre 2017 à 10:26

    Bonjour j’ai ma caution bloqué a la banque a mon nom et celui de mon ex qui es introuvable. Comment puis-je débloquer la caution merci

    • le 3 novembre 2017 à 12:15

      Bonjour Bonbons,

      Si tu as l’accord du propriétaire pour débloquer la garantie, il faut aller avec cet accord à la banque et demander qu’ils fassent le nécessaire pour contacter ton ex afin de débloquer la garantie. La banque n’a peut-être pas les informations nécessaires pour cela, et c’est donc à toi de tenter de retrouver ton ex-compagnon afin qu’il donne également son accord.

      Bien à toi,